Документооборот является неотъемлемой частью каждого бизнеса. Бумажные системы управления документами усложняют процессы и становятся довольно неповоротливыми, когда компания растет. Чтобы свести к минимуму накопление бумажной документации применяют системы электронного документооборота (ЭДО).

Автоматизация процесса ведения документации сегодня — один из важнейших компонентов успеха на постоянно растущем рынке. Кроме того, это повысит производительность и, конечно, доход вашей компании.

В этой статье мы рассмотрим преимущества электронного документооборота.

Возможность быстрого доступа к документам

От этого напрямую зависит прибыльность компании. Общие бизнес-процессы зачастую сложны в традиционной системе. Электронный документооборот гарантирует, что все сотрудники будут иметь доступ к документам в любой момент времени и из любой точки мира. Уведомления отправляются сотрудникам, чтобы информировать их о бизнес-операциях. 

Сокращение ошибок

При вводе данных вручную нередки неточности и ошибки, которые могут дорого стоить. При автоматизации такие ошибки сводятся к минимуму, что улучшает бизнес-процессы.

Большая часть данных вводится единожды, а в случае любой ошибки ее легко будет устранить. Вероятность того, что данные будут направлены не тому человеку или что они будут потеряны, также снижаются.

Электронный документооборот

Легкий доступ к данным

Ручной поиск документов может занять много времени. При быстром поиске документов можно сэкономить много времени. Электронная система документооборота помогает находить документы по ключевым словам или фразам.

Сокращение расходов

Бумажная документация подразумевает большие расходы. Наем персонала, аренда помещений и частая замена принтерных тонеров недешевы. Бумажный документооборот также связан с риском человеческих ошибок, которые могут очень дорого стоить. Оцифровка документов является важным шагом для защиты информации.

Улучшение отчетности и прозрачности

Ручные торговые операции может быть трудно отследить. Отслеживание всех ваших бизнес-операций и того, как сотрудники справляются с каждой задачей, может быть довольно трудновыполнимый задачей. Можно попросту упустить из виду важную информацию.

Электронный документооборот позволяет следить за ходом каждого проекта одним щелчком мыши. Вы можете следить за работой своих сотрудников и обнаруживать проблемные моменты в бизнесе.

Упрощение работы

Автоматизация документооборота облегчает работу вашим сотрудникам. Документами можно легко делиться, ход работы можно отслеживать и контролировать в режиме реального времени. При желании также можно ограничить доступ к определенным документам. 

Повышение безопасности

Документы могут теряться преднамеренно и непреднамеренно. Электронная документация требует минимального вмешательство человека в программное обеспечение для управления. Таким образом риск потерять документ минимален.

Также каждый файл регистрирует кто обращался к документу, когда и что конкретно было сделано. Вы также можете увидеть изменения, внесенные в документ. Подробнее об этих функциях Вы можете почитать на сайте atlas-soft.ru

Резервное копирование

Часть бумажных документов исчезают во время бизнес-процессов и никогда не восстанавливаются. В случае ЭДО ваши документы в безопасности. Системы управления документами создают резервные копии документов и Вы будете иметь к ним доступ в любой момент.

Заключение

С помощью электронной системы управления документами ваши бизнес-процессы ускорятся, доходы будут увеличиваться. Работа ваших сотрудников станет проще и эффективнее.